Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Christian Albert, CA Design
Am Hollerbusch 59, 60437 Frankfurt am Main
E-Mail: mail@ca-design.com, Telefon: +49 69 69 86 86 88

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Billcreator verarbeitet, wozu und wie lange. Billcreator ist eine Anwendung für Rechnungen, Angebote, Buchführung, Kontakte, E-Mail, Kalender und Dokumente. Sie richtet sich an Unternehmen und Selbstständige.

1. Aufruf der Website

Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Diese Angaben stehen in den Protokollen des Webservers und werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Gehostet wird Billcreator bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, auf Servern in Deutschland. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

2. Cookies und lokaler Speicher

Billcreator setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: die Sitzung nach der Anmeldung (Kennung, E-Mail-Adresse und Name des angemeldeten Nutzers), die gewählte Darstellung (Farbschema, aufgeklappte Bereiche, zuletzt gewähltes Jahr) und der Hinweis, dass diese Erklärung bestätigt wurde. Der lokale Speicher des Browsers merkt sich Ansichten wie die Kalenderdarstellung. Es gibt keine Tracking-Cookies, keine Werbenetzwerke und keine Reichweitenmessung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Schriften und Bibliotheken

Die Oberfläche lädt Schriften von Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) und eine Skriptbibliothek vom Content Delivery Network cdnjs (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Dabei erhält der jeweilige Anbieter die IP-Adresse des Browsers. Die Einbindung dient einer einheitlichen und schnellen Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Cloudflare gilt das EU-US Data Privacy Framework, dem das Unternehmen beigetreten ist.

4. Nutzerkonto

Zugänge zu Billcreator richten wir für unsere Kunden ein. Dazu speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als Hash), Firmenangaben, Bankverbindung und Steuernummer für die Rechnungsstellung sowie das Briefpapier. Die Daten sind für die Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und werden 30 Tage nach Ende des Vertrags gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Daten, die Sie in Billcreator verarbeiten

Kontakte, Unternehmen, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Verträge, Aufwände, Projekte, Pipelines, Dokumente und Buchungen enthalten in der Regel personenbezogene Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Sie bleiben verantwortlich für die Rechtmäßigkeit. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage bereit. Wir werten diese Inhalte nicht für eigene Zwecke aus und geben sie nicht an Dritte weiter, außer Sie lösen das selbst aus, etwa durch den Versand einer Rechnung.

6. E-Mail-Postfächer

Sie können eigene Postfächer per IMAP und SMTP oder über Microsoft 365 anbinden. Die Zugangsdaten beziehungsweise Zugriffstoken speichern wir mit AES-256-GCM verschlüsselt auf unserem Server. Nachrichten werden zur Anzeige und zum Versand von Angeboten, Rechnungen und Dokumenten abgerufen. Anhänge neuer Nachrichten (PDF und Bilder) lesen wir stündlich auf unserem Server per Texterkennung aus, um Belege offenen Buchungen zuzuordnen. Dabei verbleiben die Daten auf unserem Server; ein externer Dienst kommt nicht zum Einsatz. Gemerkt werden je Anhang Dateiname, Absender, Betreff, gefundene Beträge und das Ergebnis der Zuordnung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Inhalte der Postfächer gilt Abschnitt 5. Beim Zugriff über Microsoft 365 oder Google gelten zusätzlich die Bedingungen dieser Anbieter; die Freigabe erteilen Sie dort selbst und können sie dort jederzeit widerrufen.

7. Kalender

Kalender von Google, Microsoft und Apple (CalDAV) lassen sich in beide Richtungen abgleichen. Zugriffstoken und App-Passwörter speichern wir verschlüsselt. Übertragen werden Termine mit Titel, Zeit, Ort, Beschreibung und Teilnehmern zwischen Ihrem Kalenderanbieter und Billcreator. Der Abgleich läuft stündlich und beim Speichern eines Termins. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Google-Nutzerdaten verwenden wir ausschließlich für die Anzeige und Pflege Ihrer Kalender in Billcreator, entsprechend den Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

8. Bankverbindungen und Buchführung

Kontoumsätze rufen wir auf Ihren Wunsch über die Schnittstelle FinTS/HBCI direkt bei Ihrer Bank ab. Die Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt, der zweite Faktor wird bei jedem Abruf abgefragt und nicht gespeichert. Umsätze für American Express übertragen Sie selbst über eine Browser-Erweiterung aus Ihrer angemeldeten Amex-Sitzung; Zugangsdaten verlassen dabei Ihren Browser nicht. Belege lassen sich an DATEV übermitteln; dazu senden wir die von Ihnen gewählten Dateien an die von Ihnen in den Einstellungen hinterlegte DATEV-Adresse. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. Dokumente und elektronische Unterschrift

Dokumente können zur Unterschrift versendet werden. Unterzeichnende erhalten einen persönlichen Link per E-Mail. Beim Unterzeichnen speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, IP-Adresse und das Unterschriftsbild und halten den Ablauf in einem Protokoll fest, das dem Dokument beiliegt. Diese Angaben dienen dem Nachweis der Unterzeichnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO) und werden mit dem Dokument aufbewahrt.

10. Versand von Rechnungen und Angeboten

Rechnungen, Angebote und Gutschriften versenden wir über das von Ihnen dafür markierte Postfach, damit die Nachricht in Ihrem Postausgang liegt. Ohne markiertes Postfach geht der Versand über unseren Mailserver. Empfängeradressen und Inhalte bestimmen Sie.

11. Push-Benachrichtigungen

Auf Wunsch schicken wir Hinweise zu Zahlungseingängen und erkannten Belegen als Push-Nachricht an Ihre Geräte. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst Ihres Browsers oder Betriebssystems (Apple, Google oder Mozilla). Der Inhalt der Nachricht ist verschlüsselt und nur auf Ihrem Gerät lesbar. Die Einwilligung erteilen Sie im Browser und können sie dort jederzeit zurücknehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12. Assistent

Der Assistent in Billcreator beantwortet Fragen zu Ihren Daten und führt auf Anweisung Aktionen über die Schnittstelle aus. Ihre Eingaben und die Antworten speichern wir als Verlauf, den Sie jederzeit löschen können. Die Verarbeitung erfolgt auf von uns betriebenen Systemen mit einem eigenen Sprachmodell; ein externer Anbieter von Sprachmodellen kommt derzeit nicht zum Einsatz. Sollte sich das ändern, passen wir diese Erklärung an. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

13. Schnittstelle und API-Schlüssel

Sie können API-Schlüssel erzeugen, um Billcreator mit eigenen Programmen zu verbinden. Wir speichern je Schlüssel Name, Zeitpunkt der letzten Nutzung und den Schlüssel selbst. Zugriffe über die Schnittstelle unterliegen denselben Regeln wie die Oberfläche.

14. Sicherheit

Die Übertragung ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Zugangsdaten zu Drittdiensten liegen verschlüsselt in der Datenbank, Passwörter als Hash. Vom gesamten Bestand fertigen wir täglich Sicherungen an, die nach 30 Tagen überschrieben werden. Der Zugriff auf den Server ist auf uns beschränkt.

15. Empfänger

Daten geben wir nur weiter, wenn Sie das selbst auslösen (Versand von E-Mails, Übermittlung an DATEV, Abgleich mit Ihren Kalender-, Mail- und Bankanbietern) oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auftragsverarbeiter ist unser Hoster IONOS SE.

16. Speicherdauer

Sitzungs- und Protokolldaten löschen wir wie oben beschrieben. Inhalte Ihres Kontos bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder der Vertrag endet; 30 Tage nach Vertragsende löschen wir das Konto vollständig. Auf Wunsch stellen wir vorher einen Export bereit. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Belege liegen bei Ihnen als Aussteller.

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

18. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Billcreator oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung steht immer unter dieser Adresse, das Datum oben nennt den Stand.