Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Christian Albert, CA Design
Am Hollerbusch 59, 60437 Frankfurt am Main
E-Mail: service@billcreator.de, Telefon: +49 69 69 86 86 88

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Billcreator verarbeitet, wozu und wie lange. Billcreator ist eine Anwendung für Angebote, Rechnungen, Buchführung, Kontakte, Projekte, E-Mail, Kalender, Dokumente und Verträge. Sie richtet sich an Unternehmen und Selbstständige.

1. Aufruf der Website

Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Diese Angaben stehen in den Protokollen des Webservers und werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Gehostet wird Billcreator bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Schriften, Skripte, Bilder und Videos der Startseite und der Anwendung liefern wir ausschließlich von diesem Server aus; beim Aufruf werden keine Daten an Anbieter von Schriften oder Content Delivery Networks übertragen.

2. Cookies und lokaler Speicher

Billcreator setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: die Sitzung nach der Anmeldung (Kennung, E-Mail-Adresse und Name des angemeldeten Nutzers), die gewählte Darstellung (Farbschema, aufgeklappte Bereiche, zuletzt gewähltes Jahr) und der Hinweis, dass diese Erklärung bestätigt wurde. Der lokale Speicher des Browsers merkt sich Ansichten wie die Kalenderdarstellung. Es gibt keine Tracking-Cookies, keine Werbenetzwerke und keine Reichweitenmessung, auch nicht auf der Startseite. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Einladung anfragen und Feedback

Billcreator vergeben wir nur auf Einladung. Fragen Sie über das Formular auf der Startseite an, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Firma, Telefonnummer (falls angegeben) und Ihre Nachricht. Die Anfrage geht per E-Mail an uns und wird als Kontakt mit einer Karte in unserer eigenen Akquise in Billcreator abgelegt, damit wir uns für ein Gespräch melden können. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Angaben, sobald wir sie für die Anfrage nicht mehr brauchen. Zum Schutz vor Missbrauch merken wir uns eine Stunde lang eine aus der IP-Adresse gebildete Prüfsumme, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen.

Über den Link „Feedback“ am Seitenende können Sie uns Fehler, Ideen und Wünsche schicken. Wir verarbeiten dabei Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihren Kommentar und freiwillig beigefügte Screenshots. Außerdem speichern wir die Seite, von der Sie das Feedback senden, Ihren Browser, Ihre IP-Adresse und, wenn Sie angemeldet sind, Ihr Konto, damit wir Fehler nachstellen und Missbrauch erkennen können. Das Feedback speichern wir verschlüsselt auf unserem Server und schicken es per E-Mail an service@billcreator.de; Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Billcreator zu verbessern und auf Ihr Anliegen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Kunden auch der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir löschen das Feedback samt Screenshots 12 Monate, nachdem wir es abgeschlossen haben. Zum Schutz vor Missbrauch merken wir uns eine Stunde lang eine aus der IP-Adresse gebildete Prüfsumme, um die Zahl der Feedbacks zu begrenzen.

4. Nutzerkonto und Bezahlung

Zugänge zu Billcreator richten wir für unsere Kunden ein. Dazu speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als Hash), Firmenangaben, Bankverbindung und Steuernummer für die Rechnungsstellung, das Briefpapier sowie die gewählte Lizenz. Die Daten sind für die Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und werden 30 Tage nach Ende des Vertrags gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die Lizenz bezahlen Sie über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Ihre Zahlungsdaten, etwa Kartendaten oder IBAN, geben Sie direkt bei Mollie ein; wir erhalten nur Betrag, Status und Referenz der Zahlung. Mollie verarbeitet die Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher nach seiner Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Rechnungen über die Lizenz bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Daten, die Sie in Billcreator verarbeiten

Kontakte, Unternehmen, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Verträge, Aufwände, Projekte, Pipelines, Dokumente, E-Mails, Termine und Buchungen enthalten in der Regel personenbezogene Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Sie bleiben verantwortlich für die Rechtmäßigkeit. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie beim ersten Login ab. Wir werten diese Inhalte nicht für eigene Zwecke aus, verwenden sie nicht zum Training von Sprachmodellen und geben sie nicht an Dritte weiter, außer Sie lösen das selbst aus, etwa durch den Versand einer Rechnung.

6. E-Mail-Postfächer

Sie können eigene Postfächer per IMAP und SMTP anbinden oder Microsoft 365 und Outlook.com über die Anmeldung bei Microsoft. Die Zugangsdaten beziehungsweise Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt (XChaCha20-Poly1305) auf unserem Server. Nachrichten werden zur Anzeige und zum Versand von Angeboten, Rechnungen und Dokumenten abgerufen. Anhänge neuer Nachrichten (PDF, Bilder und E-Rechnungen im XML-Format) lesen wir stündlich auf unserem Server per Texterkennung aus, um Belege offenen Buchungen zuzuordnen. Dabei verbleiben die Daten auf unserem Server; ein externer Dienst kommt nicht zum Einsatz. Gemerkt werden je Anhang Dateiname, Absender, Betreff, gefundene Beträge und das Ergebnis der Zuordnung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Inhalte der Postfächer gilt Abschnitt 5. Beim Zugriff über Microsoft gelten zusätzlich die Bedingungen von Microsoft; die Freigabe erteilen Sie dort selbst und können sie dort jederzeit widerrufen.

7. Kalender

Kalender von Google, Microsoft und Apple (CalDAV) lassen sich in beide Richtungen abgleichen. Zugriffstoken und App-Passwörter speichern wir verschlüsselt. Übertragen werden Termine mit Titel, Zeit, Ort, Beschreibung und Teilnehmern zwischen Ihrem Kalenderanbieter und Billcreator. Der Abgleich läuft stündlich und beim Speichern eines Termins. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Google-Nutzerdaten verwenden wir ausschließlich für die Anzeige und Pflege Ihrer Kalender in Billcreator, entsprechend der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Fragen Sie den Agenten nach Ihren Terminen, gehen die dafür nötigen Termine an das Sprachmodell im AI Model Hub der IONOS SE in Deutschland (siehe 12. Agent); IONOS verarbeitet sie nur zur Beantwortung. Andere KI-Anbieter erhalten keine Google-Nutzerdaten, und weder wir noch IONOS verwenden sie zum Training oder zur Verbesserung von Sprachmodellen.

8. Bankverbindungen und Buchführung

Kontoumsätze rufen wir auf Ihren Wunsch über den Kontoinformationsdienst finAPI der finAPI GmbH, Adams-Lehmann-Straße 44, 80797 München, ab, ein von der BaFin beaufsichtigtes Institut. Die Daten verarbeitet finAPI in Rechenzentren in Frankfurt. Den Zugriff auf Ihre Konten bestätigen Sie im Fenster von finAPI selbst; Ihre Zugangsdaten zur Bank geben Sie nur bei finAPI ein, wir sehen und speichern sie nicht. Wir speichern die Zugangsdaten zu finAPI verschlüsselt sowie IBAN, Kontoname und die abgerufenen Umsätze. Abgerufen wird nur für Konten, die Sie verbunden haben, viermal am Tag zu festen Zeiten. Ältere Verbindungen über die Schnittstelle FinTS/HBCI laufen bis zur Umstellung weiter; ihre Zugangsdaten liegen verschlüsselt vor, der zweite Faktor wird nicht gespeichert.

Umsätze können Sie außerdem als CSV-Datei aus Ihrem Onlinebanking importieren. Kreditkarten wie American Express rufen wir ebenfalls über finAPI ab. Wer Amex nicht über finAPI verbindet, kann die Umsätze weiterhin selbst über eine Browser-Erweiterung aus der angemeldeten Amex-Sitzung übertragen; Zugangsdaten verlassen dabei den Browser nicht. Belege lassen sich an DATEV übermitteln; dazu senden wir die von Ihnen gewählten Dateien an die von Ihnen in den Einstellungen hinterlegte DATEV-Adresse. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. Dokumente und elektronische Unterschrift

Dokumente können zur Unterschrift versendet werden. Unterzeichnende erhalten einen persönlichen Link per E-Mail. Beim Unterzeichnen speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, IP-Adresse und das Unterschriftsbild und halten den Ablauf in einem Protokoll fest, das dem Dokument beiliegt. Diese Angaben dienen dem Nachweis der Unterzeichnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO) und werden mit dem Dokument aufbewahrt.

10. Versand von Rechnungen und Angeboten

Rechnungen, Angebote und Gutschriften versenden wir über das von Ihnen dafür markierte Postfach, damit die Nachricht in Ihrem Postausgang liegt. Ohne markiertes Postfach, und für Nachrichten von Billcreator selbst wie Bestätigungen, geht der Versand über unseren eigenen Mailserver mit der Absenderadresse service@billcreator.de. Er läuft auf demselben Server wie Billcreator bei IONOS in Deutschland. Empfängeradressen und Inhalte bestimmen Sie.

11. Push-Benachrichtigungen

Auf Wunsch schicken wir Hinweise zu Zahlungseingängen und erkannten Belegen als Push-Nachricht an Ihre Geräte. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst Ihres Browsers oder Betriebssystems (Apple, Google oder Mozilla). Der Inhalt der Nachricht ist verschlüsselt und nur auf Ihrem Gerät lesbar. Die Einwilligung erteilen Sie im Browser und können sie dort jederzeit zurücknehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12. Agent

Der Agent (in den Lizenzen Pro und Max) beantwortet Fragen zu Ihren Daten und führt auf Anweisung Aktionen über die Schnittstelle aus. Ihre Eingaben und die Antworten speichern wir als Verlauf, den Sie jederzeit löschen können. Das Sprachmodell betreiben wir über den AI Model Hub der IONOS SE in einem Rechenzentrum in Deutschland. Dafür gehen Ihre Eingabe und die dazu nötigen Daten aus Ihrem Konto an IONOS; IONOS verarbeitet sie in unserem Auftrag nur zur Beantwortung und verwendet sie nicht zum Training. Um Fehler zu finden und die Antworten des Agenten zu verbessern, sehen wir den Verlauf mit Eingaben, Antworten, Bewertungen und Werkzeugaufrufen ein und werten ihn aus, auch ohne konkreten Anlass; einzelne Gespräche bewahren wir als Testfälle auf, bis Sie den Verlauf löschen. Für das Training von Sprachmodellen verwenden wir Ihre Daten nicht. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Auswertung unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Agenten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

13. Schnittstelle und API-Schlüssel

Sie können API-Schlüssel erzeugen, um Billcreator mit eigenen Programmen zu verbinden. Wir speichern je Schlüssel Name, Zeitpunkt der letzten Nutzung und den Schlüssel selbst. Zugriffe über die Schnittstelle unterliegen denselben Regeln wie die Oberfläche.

14. Sicherheit

Die Übertragung ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Kontakte, Anschriften, Kontoumsätze, IBAN, SEPA-Mandate, Leistungsbeschreibungen und Zugangsdaten zu Drittdiensten liegen verschlüsselt in der Datenbank (XChaCha20-Poly1305), Passwörter als Hash. Änderungen an Rechnungen, Gutschriften, Angeboten, Buchungen und Belegen stehen in einem Änderungsprotokoll. Vom gesamten Bestand fertigen wir täglich Sicherungen an, die auf einen getrennten Server bei der STRATO GmbH in Deutschland übertragen und nach 30 Tagen überschrieben werden; die verschlüsselten Felder bleiben darin verschlüsselt. Der Zugriff auf die Server ist auf uns beschränkt.

15. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten geben wir nur weiter, wenn Sie das selbst auslösen (Versand von E-Mails, Übermittlung an DATEV, Abgleich mit Ihren Kalender-, Mail- und Bankanbietern) oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Für den Betrieb setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht:

– IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur: Hosting einschließlich unseres Mailservers und Sprachmodell für den Agenten (AI Model Hub), Rechenzentren in Deutschland
– STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin: Speicherung der Datensicherungen in Deutschland

Mollie (Abschnitt 4) und finAPI (Abschnitt 8) handeln als eigene Verantwortliche.

16. Speicherdauer

Protokolldaten und Anfragen löschen wir wie oben beschrieben. Inhalte Ihres Kontos bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder der Vertrag endet; 30 Tage nach Vertragsende löschen wir das Konto vollständig. Einen vollständigen Export können Sie jederzeit selbst unter Einstellungen › Datensicherung erstellen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Belege liegen bei Ihnen als Aussteller.

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

18. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Billcreator oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung steht immer unter dieser Adresse, das Datum oben nennt den Stand.