Verfahrensdokumentation

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Dokumentation beschreibt, wie Billcreator steuerlich relevante Belege erzeugt, speichert, schützt und zur Verfügung stellt. Sie folgt den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und beschreibt den technischen Teil des Verfahrens. Den organisatorischen Teil, also wer im Unternehmen Belege erfasst, prüft und freigibt, ergänzt jeder Nutzer in seiner eigenen Verfahrensdokumentation. Diese Beschreibung ersetzt keine steuerliche Beratung.

2. System und Betrieb

Billcreator ist eine Software für Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Buchführung, Kontakte, Projekte und Verträge, die als Dienst über das Internet bereitgestellt wird. Betreiber ist Christian Albert, CA Design, Am Hollerbusch 59, 60437 Frankfurt am Main. Die Anwendung und ihre Datenbank laufen auf Servern in Deutschland. Die Daten werden täglich auf einen getrennten Sicherungsserver übertragen.

Jeder Nutzer arbeitet in einem eigenen Konto. Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort; Passwörter werden nur als bcrypt-Hash gespeichert, wiederholte Fehlversuche werden gebremst. Die Übertragung zwischen Browser und Server ist per HTTPS verschlüsselt.

3. Belegarten

– Rechnungen und Storno-Rechnungen
– Gutschriften
– Angebote
– Buchungen (Kontoumsätze) mit den zugehörigen Belegen
– Verträge und Dokumente mit elektronischer Unterschrift

4. Nummernvergabe

Rechnungen, Angebote und Gutschriften haben je einen eigenen Nummernkreis. Die Nummer vergibt ausschließlich der Server beim Anlegen des Belegs, fortlaufend und ohne Lücken; die Vergabe ist gegen gleichzeitige Aufrufe abgesichert. Eine Nummer wird erst vergeben, wenn alle Prüfungen bestanden sind, damit keine Lücken durch abgebrochene Vorgänge entstehen. Storno-Rechnungen erhalten ihre Nummer aus dem Nummernkreis der Rechnungen.

Der Nutzer kann die nächste Nummer eines Nummernkreises in den Einstellungen erhöhen, etwa zum Jahreswechsel, aber nie zurücksetzen und nie auf eine schon vergebene Nummer stellen. Jede Änderung eines Nummernkreises steht im Änderungsprotokoll.

5. Erstellung von Rechnungen

Eine Rechnung entsteht aus erfassten Aufwänden eines Projekts. Beim Anlegen speichert Billcreator drei Dateien: die Rechnungsdaten als XML, die daraus erzeugte PDF-Rechnung und die E-Rechnung im Format XRechnung 3.0 (UBL, EN 16931). Die in die Rechnung übernommenen Aufwände werden archiviert, damit sie nicht versehentlich ein zweites Mal abgerechnet werden. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG enthält die Rechnung den Hinweis auf die Steuerbefreiung, die E-Rechnung die Steuerkategorie E.

Angebote und Gutschriften entstehen auf dem gleichen Weg als XML und PDF.

6. Unveränderbarkeit

Rechnungen und Gutschriften lassen sich nicht löschen, weder in der Anwendung noch über die Schnittstelle (API).

Eine Rechnung ist gesperrt, sobald sie aus Billcreator versendet, als bezahlt markiert, storniert oder an DATEV übergeben wurde; eine Gutschrift, sobald sie versendet wurde. Gesperrte Belege lassen sich nicht erneut erzeugen, ihre Dateien bleiben unverändert. Wird ein noch nicht gesperrter Beleg neu erzeugt, etwa nach einer Korrektur des Briefpapiers vor dem Versand, bleibt die vorherige Fassung als eigene Datei erhalten und der Vorgang steht im Änderungsprotokoll.

Eine fehlerhafte Rechnung wird durch eine Storno-Rechnung aufgehoben und durch eine neue Rechnung ersetzt. Zur Storno-Rechnung entstehen eine PDF und eine Storno-E-Rechnung im Format XRechnung als Gutschrift (Dokumentart 381) mit Verweis auf Nummer und Datum der stornierten Rechnung. Eine Rechnung kann nur einmal storniert werden.

7. Versand

Belege werden per E-Mail aus Billcreator versendet, wahlweise mit PDF, E-Rechnung oder beidem. Der Versand läuft über das Postfach des Nutzers und liegt dort unter „Gesendet“. Billcreator speichert den Zeitpunkt des ersten Versands am Beleg. Versendet der Nutzer eine heruntergeladene Datei auf anderem Weg, kann Billcreator das nicht erkennen.

8. Buchungen und Belege

Kontoumsätze kommen auf einem der folgenden Wege in die Buchführung:

– über den Kontoinformationsdienst Ponto der Isabel NV (Brüssel), dem der Nutzer den Zugriff auf seine Konten erteilt; Billcreator sieht keine Bankzugangsdaten,
– per CSV-Import aus dem Onlinebanking,
– bei American Express über die Browser-Erweiterung von Billcreator.

Jeder Umsatz wird mit der Kennung der Bank oder einer aus Datum, Betrag, Name und Verwendungszweck gebildeten Kennung gespeichert; ein zweiter Abruf oder Import legt ihn nicht doppelt an. Zu jeder Buchung kann der Nutzer Belege hochladen (PDF, JPG, PNG oder eine E-Rechnung im XML-Format) oder eine Rechnung zuordnen. E-Rechnungen werden im Original gespeichert, ebenso Belege aus E-Mail-Anhängen. Belege aus E-Mail-Anhängen schlägt Billcreator über eine Texterkennung vor, zugeordnet wird erst mit Bestätigung oder nach festen Regeln. Zahlungseingänge ordnet Billcreator offenen Rechnungen zu, wenn Rechnungsnummer und Betrag übereinstimmen.

Die Übergabe an die Buchhaltung erfolgt per E-Mail an die von DATEV bereitgestellte Belegadresse. Übergebene Belege werden am Beleg gekennzeichnet. Für die Buchführung ist Billcreator damit ein Vorsystem: gebucht wird in DATEV.

Stellt sich ein Beleg als falsch heraus, etwa nach einem Hinweis der Steuerberatung, kann der Nutzer ihn jederzeit ersetzen oder entfernen und einen neuen hochladen, auch nach der Übergabe an DATEV. Ein entfernter oder ersetzter Beleg wird nicht gelöscht, sondern als frühere Fassung aufbewahrt; jeder Austausch steht mit Datum, Weg und den Dateien vorher und nachher im Änderungsprotokoll. Das gilt auch für Belege, die Billcreator automatisch zuordnet.

9. Änderungsprotokoll

Billcreator protokolliert Änderungen an Rechnungen, Gutschriften, Angeboten, Buchungen und Nummernkreisen sowie Exporte und die Übergabe an DATEV. Jeder Eintrag enthält das Konto, den Zeitpunkt, den Weg (Anwendung, Schnittstelle oder automatischer Lauf), die IP-Adresse, die Art der Änderung und die geänderten Felder mit Wert vorher und nachher. Das Protokoll ist für den Nutzer nicht änderbar und Teil des Exports.

10. Datensicherheit

Nutzerdaten wie Kontakte, Anschriften, Kontoumsätze, SEPA-Mandate, Leistungsbeschreibungen, Zugangsdaten zu Postfächern und das Änderungsprotokoll liegen verschlüsselt in der Datenbank (XChaCha20-Poly1305). Der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank.

11. Datensicherung

Die Datenbank und die gespeicherten Dateien werden täglich gesichert und auf einen getrennten Sicherungsserver übertragen. Die Sicherungen dienen der Wiederherstellung nach einem Ausfall; sie ersetzen nicht die Aufbewahrung durch den Nutzer.

12. Aufbewahrung und Datenzugriff

Unter Einstellungen › Datensicherung erstellt der Nutzer jederzeit einen vollständigen Export als ZIP-Datei. Er enthält:

– alle Rechnungen und Storno-Rechnungen als PDF, Rechnungsdaten (XML) und E-Rechnung (XRechnung), nach Jahren geordnet,
– alle Angebote und Gutschriften als PDF und XML,
– frühere Fassungen neu erzeugter Belege,
– Verträge und Dokumente mit unterzeichneter Fassung und Unterschriftsprotokoll,
– die hochgeladenen Belege zu den Buchungen, nach Konto und Jahr geordnet,
– alle Datensätze als CSV-Dateien, darunter Buchungen, Nummernkreise und das Änderungsprotokoll.

Die CSV-Dateien und die XML-Dateien sind maschinell auswertbar und eignen sich für die Datenüberlassung an die Finanzverwaltung. Rechnungen, Gutschriften und Buchungsbelege sind in der Regel acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht liegt beim Nutzer: Vor einer Kündigung lädt er den Export herunter und bewahrt ihn unverändert auf.

13. Verantwortlichkeiten

Der Betreiber verantwortet den Betrieb, die in dieser Dokumentation beschriebenen Funktionen und ihre Weiterentwicklung. Der Nutzer verantwortet die Richtigkeit der erfassten Daten, die zeitnahe Erfassung und Zuordnung von Belegen, die Vergabe von Zugängen innerhalb seines Unternehmens, die Ergänzung seiner eigenen Verfahrensdokumentation und die Aufbewahrung des Exports.

14. Änderungen dieser Dokumentation

30. September 2026, Version 1.0: erste Fassung mit Nummernkreisen, Löschsperre für Rechnungen und Gutschriften, Sperre versendeter Belege, Storno-E-Rechnung, Änderungsprotokoll und vollständigem Export.

30. September 2026, Version 1.1: Billcreator als Vorsystem zu DATEV beschrieben; ersetzte und entfernte Belege bleiben als frühere Fassung erhalten, Beleg-Uploads, Belege aus E-Mails und automatische Zuordnungen stehen im Änderungsprotokoll.

30. September 2026, Version 1.2: E-Rechnungen im XML-Format (XRechnung) als Beleg, per Upload und aus E-Mails, im Original gespeichert.